Messuosaston suunnittelu – 10 vinkkiä onnistuneeseen osastoon

Tämän blogikirjoituksen tavoitteena on toimia käytännönläheisenä oppaana, joka tukee sinua messujen suunnittelussa aina ensimmäisestä suunnittelupalaverista lähtien.

Onnistunut messuosaston suunnittelu ei siis ole pelkkää visuaalista näyttävyyttä – se on tarkkaan harkittu yhdistelmä tavoitteita, toimivuutta ja houkuttelevaa viestintää. Toimiva osasto rakentaa sekä brändiä että lisää myyntiä.

10 vinkkiä messuosaston suunnitteluun

1. Mitä messuosastolla tavoitellaan?

Ennen suunnittelua on hyvä määrittää, mitä osastolla halutaan saavuttaa: kasvatetaanko brändin tunnettuutta, tehdäänkö suoraa myyntiä vai keskitytäänkö asiakassuhteiden rakentamiseen ja liidien keräämiseen ja varsinainen myynti tapahtuu myöhemmin?

BRÄNDIN TUNNETTUUS: Jos päätavoitteena on lanseerata brändi, tuote tai palvelu on erityisen tärkeää jättää hyvä muistijälki ja vahvistaa mielikuvaa kaikissa yksityiskohdissa isosita kokonaisuuksista pienimpiin detaljeihin. Esimerkiksi jos käytetään valkoisia ja geneerisiä vuokrakalusteita, onko budjetissa varaa kustomoida niitä esimerkiksi staattisella tarralla brändi-ilmeen mukaiseksi? Maton ja seinien värit muodostavat yhdessä ison pinta-alan. Yleisesti käytetty harmaa messumatto ja valkoiset messuseinät eivät anna vahvinta mielikuvaa brändistä.

TUOTTEIDEN MYYNTI MESSUTAPAHTUMASSA: Heti suunnittelun alkuvaiheessa on tärkeää päättää paljonko tuotteita on tavoitteena myydä, missä niitä varastoidaan ja kuinka monta varianttia tarvitsee myyntipaikan osastolta. Jos koko tuotevolyymi on tarkoitus sekä varastoida että myydä osastolta, vaatii se erityisen tarkkaa suunnittelua säilytys- ja/tai varastointikalusteiden vetoisuudesta. Tarvitaanko myynnin tueksi muutakin materiaalia; esitteitä, oppaita, sovituskoppi, peili jne.

KONTAKTOINTI JA LIIDIT: Jos osaston on tarkoitus herättää asiakkaan kiinnostus ja antaa esimakua tuotteista tai palveluista myöhemmin tapahtuvaa myyntiä varten, on hyvä miettiä miten asiakas saadaan kiinni silloinkin jos osastolla on ruuhkaa. Joillakin B2B-messuilla kävijöiden kaulanauhoissa on elektroniset älykortit, joita lukemalla osastolla asiakastiedot saadaan talteen helposti ja nopeasti erilliseen sovellukseen. QR-koodi on yleisesti käytetty tapa kerätä asiakkaiden tietoja niin B2B-kuin B2C-tapahtumissa. Lisäksi kuluttajia aktivoidaan jättämään yhteystietoja arvontojen tai pelillisten aktiviteettien avulla. Alkuvaiheessa on hyvä huomioida tekniikka, sähköt, tila ja muut yksityiskohdat mitä liidien kerääminen vaatii.

Heti ensimmäisestä palaverista lähtien brändistä, myynnistä ja markkinoinnista vastaavien henkilöiden olisi hyvä olla saman pöydän ääressä, jotta vältytään yllätyksiltä suunnittelun edetessä.

2. Mitä messupakettiin tai messuosastoon kuuluu?

Tapahtumista riippuen on isoja eroja mitä messuosastoon kuuluu. Joissakin tapauksissa osastopakettiin sisältyy seinät, matto (yleensä harmaa) sekä spotti- tai varsivalaisimia. Minimissään osastoon ei kuulu mitään ja maksat vain lattianeliöistä.

Jos pakettiin kuuluu matto ja seinät, pystyt personoimaan niitä halutessasi (lisämaksua vastaan) paremmin brändiisi sopivaksi ja muista osastoista erottuvaksi. Maton värillä on helppo vaikuttaa osaston ilmeeseen: voit valita sen messupaikan omasta valikoimasta tai hankkia maton muualta. Tällöin kannattaa kuitenkin varmistaa, että matto täyttää messupaikan turvallisuusvaatimukset, kuten paloturvallisuuden.

Kuuluuko osastoon sähköt vai pitääkö tilaa erikseen?

3. Aikataulut

Ilmoittautumisen jälkeen saat paljon käytännön tietoa messujärjetelyistä ja aikataulut osastolle tehtävistä tilauksista. Useimmiten osastolle tehtävät tilaukset, kuten sähköt, logotaulut, kalusteet, banderollit jne. on tehtävä noin kuukautta ennen tapahtumaa, minkä jälkeen niiden hinnat nousevat merkittävästi.

On hyvä tarkistaa aikataulut ja ohjeistukset messuosaston rakennukseen ja purkuun, rakentaja- ja näytteilleasettajakorttien tilaamiseen.

4. Sähköt ja valaistus

Tarkista mitä osastopakettiin kuuluu ja varmista riittääkö valaistus. Useimmiten pienten, alle 10 neliön osastojen valaistukseen riittää seinien yläreunoihin kiinniteyt spotti- tai varsivalaisimet. Jos osaston keskellä olevia tuotteita halutaan korostaa tai somistukseen lisätä esimerkiksi kattovalaisin, tarvitaan näitä varten erillinen ripustustilaus. Messuista riippuen osaston keskellä olevat valaisimet ripustetaan trussista tai suoraan katosta – tämä on hyvä selvittää varhain suunnitteluvaiheessa.

Vaatiiko osaston muu toiminta sähköpisteitä, esimerkiksi kassa, maksupääte, jääkaappi, kännykkä tai muut päätelaitteet.

5. Brändi-ilme

Brändi syntyy niin monista kävijän kokemista yksityiskohdista: kuvat, tunnelma, henkilökunta (ystävällisyys, energia, vaatteet..), myytävät tuotteet tai palvelut. Osaston koolla ei ole suoraan merkitystä brändikokemukseen: pienikin osasto voi hurmata ja nostaa brändimielikuvaa ja päinvastoin. Etenkin pienellä osastolla on hyvä miettiä, mitä brändistä halutaan viestiä ja millaista mielikuvaa halutaan jäävän kävijöiden mieliin.

Jos osasto haluaa etupäässä keskittyä tuotteiden myyntiin, saadaanko hintaviestin lisäksi kerrottua jotakin, joka vahvistaa brändimielikuvaa pidemmällä tähtäimellä?

6. Painotuotteet

Yhtenäisen ilmeen vaalimiseksi on hyvä miettiä kaikki painotuotteet kokonaisuutena. Tilataanko roll-upit, laitetaanko seinille isot kuvat ja tuleeko pienempiä printtituotteita ja miten ne kiinnitetään ja sijoitetaan. Alla olevassa esimerkissä kuva on tehty banderolliin eli kankaaseen. Siihen tulee kauttaaltaan kaksipuoleinen tarra ja kuva on käytettävissä uudelleen.

7. Logo

Missä kaikkialla logo näkyy ja miten se toteutetaan? Logo on hyvä sijoittaa vähintään yhdelle seinälle, joka näkyy selkeästi käytävälle ja ohikulkijoille. Logon voi toteuttaa usealla tavalla: se voi olla suoraan seinällä isossa kuvatulosteessa, teipattuna seinään, ripustettuna kattoon, osaston otsalaudassa (mikäli sellainen kuuluu messupakettiin) tai osaston kalusteissa.

8. Turvallisuus

Jos hankit messumaton, verhoja tai somistuskankaita muualta kuin messujen kautta, on hyvä varmistaa täyttävätkö ne turvallisuusvaatimukset esimerkiksi paloturvallisuuden osalta. Eri maissa ja messuhalleissa saattaa olla poikkeavia määrityksiä.

Myös muu osaston turvallisuus on hyvä huomioida, kuten tuotteiden ripustus piikkeihin ettei niistä koidu vaaraa asiakkaille. Messuseinäkkeet eivät kestä painoa, eikä niille saa ripustaa ominpäin hyllyjä tai tuotteita. Lisämaksua vastaan on mahdollista tilata lisäpainon kestävät tukiseinät.

9. Markkinonti

Mitä markkinoinnissa tapahtuu ennen messuja, messujen aikaa ja niiden jälkeen? On hyvä tehdä markkinointisuunnitelma missä kaikissa kanavissa messuista viestitään: uutiskirje, verkkosivut, Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn.. Onko messujen aikana tarjouksia ja miten niistä viestitään? Miten, mihin mennessä ja kenen toimesta liideihin ollaan yhteydessä messujen jälkeen.

10. Random tips

• Isojen kuvien minimiresoluutio on 72 dpi.
• Excel-tiedosto, johon on listattu kaikki tehtävät ja tilaukset sekä dl:t on loistava apu projektin hallinnassa.
• Yleensä messuilla ei tuotteiden lisäksi voi varastoida osaston purkamisessa tarvittavia pahvilaatikoita tai muita tarvikkeita.
• Varmista että säilytystilaa on riittävästi mainosesitteille, karkeille, henkilökunnan välttämättömille tavaroille (puhelin, käsilaukku jne.), vaihtokassalle, muulle tarvittavalle pientavaralle.

Tarvitsetko apua messuosaston suunnitteluun?

Messut tulossa ja kaipaat lisäresurssia suunnitteluun? Autamme mielellämme ja samalla voimme aikataulujen puitteissa freesata brändi-ilmettä tai kuvamaailmaa. Ota yhteyttä ja varaa ilmainen kartoituskeskustelu 🙂